Журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Принятие нового сотрудника на работу сопряжено с предоставлением работодателю необходимых документов и оформлением трудового соглашения. Факт занятия вакантной должности новым сотрудником отображается в приказе о приеме на работу, после чего в его трудовой книжке (ТК) делается соответствующая запись.

Скачать для просмотра и печати:

Бланк книги учёта и движения трудовых книжек

Обязательной фиксации подлежит информация о порядковом номере приказа и должности лица, в отношении которого он выдан. Вместе с этим работодатель или ответственный сотрудник обязан зафиксировать факт передачи пакета документов в книге учета.

Местом хранения журнала является:

1. кадровый отдел;
2. бухгалтерия;
3. секретариат.

Что представляет собой документ

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей — это своеобразный регистр, основным предназначением которого является накопление сведений о передаче ТК от работников работодателю с последующим их возвращением законным владельцам.

Журнал должен иметь установленную Постановлением Российского Министерства Труда форму и соответствовать правилам оформления, закрепленным законодательно. Несоблюдение правил ведения данного документа является основанием для привлечения уполномоченного лица к юридической ответственности.

Для чего нужна книга

Документ требуется для фиксации фактов:

1. Передачи ТК руководителю предприятия.
2. Оформления ТК для работника, который устраивается на работу в первый раз.
3. Выдачи дубликата.
4. Оформления нового вкладыша.
5. Выдачи ТК в связи с увольнением.

Внимание! Представленная информация вносится в журнал от руки с учетом хронологии.

Наличие на предприятии данного документа обеспечивает порядок в работе с трудовыми книжками, способствует определению ответственности в случае их утери.

Согласно правительственному Постановлению № 225 работодатель обязан не только иметь журнал, но и придерживаться правил хранения и внесения данных. Вместе с книгой учета работодатель должен вести расходно-приходную книгу, предназначением которой является фиксация сведений о документах, приобретенных за счет предприятия.

Скачать для просмотра и печати:

Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках»

Кто ведет книгу

Полномочиями на ведение журнала, как правило, наделяются:

• сотрудники кадрового отдела;
• бухгалтеры;
• менеджеры по персоналу.

Процедура назначения такого сотрудника предусматривает выдачу соответствующего приказа, на основании которого он приступает к выполнению своих обязательств.

Полезно знать! Особых требований к оформлению приказа законодательством не предусмотрено, главное, чтобы он включал данные о личности ответственного сотрудника и детальный перечень его полномочий.

Замена ответственного лица

При необходимости замены лица, ответственного за ведение книги, к примеру, в случае его увольнения или перевода на другую должность, составляется акт приема-передачи документов. В бланк акта вносится полный перечень документации, подлежащей передаче.

Уполномоченного сотрудника в обязательном порядке знакомят с ответственностью, которая наступает вследствие нарушения правил ведения документов строгой отчетности, в число которых входит книга учета.

Правила заполнения

В соответствии с законодательными нормами на обложке журнала указывается полное название компании, период, на протяжении которого велся документ. Характер информации внутри книги зависит от причины ее внесения.

При трудоустройстве

Так, при приеме на работу в столбцы бланка вносятся такие сведения:

1. номер по порядку (1 столбец);
2. дата внесения данных (2,3,4 столбцы);
3. ФИО владельца ТК. Чтобы избежать возможности наложения штрафа контролирующими органами, фамилию, имя и отчество работника следует прописывать полностью (5 столбец);
4. серия и номер ТК, а при наличии и вкладыша (6 столбец);
5. данные о занимаемой владельцем ТК должности, его профессии и специальности. Информация вносится согласно приказу о приеме на работу, дальнейшие факты повышения сотрудника или перевода на другую должность в книге учета не отображаются (7 ст.);
6. название структурного отдела (согласно приказу)(8 ст.);
7. дата и номер приказа (9 ст.);
8. сведение о сотруднике, уполномоченном на заполнение ТК (10 ст.).

Обратите внимание! Сведения, подлежащие фиксации в 11 графе, на данный момент утратили свою актуальность, поскольку средства на покупку ТК сегодня не выделяются.

При увольнении

При увольнении записи вносятся только в 12 и 13 графу бланка. В 12 прописывается дата последнего рабочего дня, в 13 — подпись владельца ТК, свидетельствующая о факте получения документа на руки.

Если работника нет на работе в день увольнения, порядок действий будет следующим:

• направить ему письмо с уведомлением с просьбой дать разрешение на почтовую отправку ТК или же прийти за ней лично;
• вложить ксерокопию письма и уведомления в книгу учета;
• зафиксировать реквизиты платежного поручения в журнале.

Если по итогам проделанной процедуры сотрудник так и не явился за своей ТК, она остается на предприятии и хранится в соответствии с установленными правилами на протяжении 75 лет.

Требования к ведению и хранению

Документ ведется вручную ответственным работником. Перед началом заполнения книгу необходимо прошить и опломбировать.

Как прошить

Перед внесением записей в журнал его необходимо прошить. Для реализации процедуры следует выполнить такие действия:

• пронумеровать каждый лист журнала;
• на линии изгиба проделать два сквозных отверстия;
• через образовавшиеся отверстия провести нить. Желательно использовать шелковую нить, она более прочная;
• туго завязать концы нитки с задней стороны журнала.

Требования к опломбированию

За прошивкой книги учета следует ее опломбирование.

Под данным термином подразумевается процесс закрепления концов нити, посредством использования специальной пломбы-наклейки или же аналога, изготовленного самостоятельно.

На пломбе прописывается:

• количество страниц в журнале;
• данные ответственного сотрудника и его подпись.

Заверяется пломба печатью предприятия.

Основное предназначение опломбирования — зафиксировать нить так, чтобы ее нельзя было изъять, не повредив печать.

Как исправить ошибку

Ввиду того что журнал заполняется вручную, избежать ошибок не всегда удается.

Если подобная ситуация имеет место, необходимо выполнить такие действия:

1. аккуратно под линейку зачеркнуть некорректные данные, снизу написать корректные;
2. на внутренней стороне титульного листа зафиксировать информацию о проделанном исправлении (номер откорректированной записи, дата внесения поправки, подпись ответственного сотрудника и ее расшифровка).

Ответственность за отсутствие книги

Если книга учета движения трудовых книжек и вкладышей отсутствует на предприятии и данный факт выявлен контролирующими органами, работодатель привлекается к админответственности в виде наложения штрафа.

Согласно ст. 5.27 КоАП его размер равен 70 тыс. руб.

Скачать для просмотра и печати:

Кодекс РФ об административных правонарушениях от 30.12.2001 N 195-ФЗ (ред. от 07.06.2017) (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.07.2017)

Период хранения

Подобно иным документам строгой отчетности книга учета должна храниться в архиве организации на протяжении 75 лет. По истечении данного периода документ подлежит уничтожению, что происходит в установленном законодательством порядке.

Посмотрите видео о хранении и учете трудовых книжек