Данные в форму вносятся согласно строгим правилам:
Первые две страницы заполняются при приеме человека на службу.
Последующие — в процессе работы.
Данные необходимо брать из официальных документов.
Каждая специальная запись сопровождается реквизитами первоисточника.
Внимание: разрешено использовать электронную систему ведения данной формы на начальном этапе (потом ее придется распечатать на картоне, чтобы вносить сведения об отпусках и служебном продвижении).
Образец заполнения карточки
Образец заполнения карточки. Этап 2.
Этап 3.
Этап 4.
Основания для внесения информации
При заполнении Т-2 необходимо основываться на таких бумагах:
паспорт работника;
документы, оформляемые при приеме на службу:
договор;
приказ;
трудовая книжка человека;
иные документальные подтверждения стажа;
СНИЛС;
диплом о полученном образовании (аттестат);
военный билет;
свидетельства о прохождении:
курсов повышения квалификации;
переаттестации;
иное;
приказы:
по личному составу;
об отпусках;
дополнительные (в некоторых случаях).
Внимание: законодательно не установлены сроки заполнения формы. На практике заполняют ее при устройстве на службы (так удобнее).
Персональные данные
Необходимо переписать информацию из документов работника:
паспорта;
диплома;
других (по необходимости).
Совет: следует отвечать на вопросы формы.
Для справки: в графе о знании иностранного языка пишется на выбор (со слов труженика):
свободно владеет;
может объясниться;
переводит со словарем.
Сведения о стаже (пункт 8) необходимо взять из трудовой книжки и иных предоставленных документов. Кадровик обязан подсчитать его точно, так как информация влияет на величину больничных начислений и иные выплаты.
Тонкости внесения общих сведений
К особенностям вписывания персональной информации кадровики относят следующие:
Месяц рождения необходимо написать словом, а в ячейке «Код» дату повторяют в цифровом формате.
Место рождения желательно записать полностью, не применяя сокращений категорий населенных пунктов.
Если у труженика есть второе гражданство, то вписывается название страны.
ФИО членов семейства труженика необходимо внести полностью.
Две позиции по адресам существуют для того, чтобы зафиксировать отдельно места:
регистрации;
проживания.
Кодировка проставляется на основании справочников. Доступ к ним должен обеспечить кадровику работодатель:
ОКАТО — шифр населенного пункта;
ОКИН — гражданство:
1 — российское;
2 — двойное;
3 — иностранное;
4 — отсутствие гражданства.
ОКСО и ОКПДТР — шифры специальности (по диплому).
Для справки: недопустимо требовать коды у труженика.
Сведения о воинском учете
Заполнение раздела 2 основывается на действующем законодательстве в отношении воинского учета граждан:
Если человек является офицером запаса, то п. 1 не заполняется.
В пункте 3 следует полностью написать состав:
командный;
рядовой;
матросы и так далее.
Годность к несению воинской обязанности (пункт 5) обозначается следующим образом:
А — полностью годен;
Б — годен с незначительными ограничениями;
В — ограниченно способен;
Г — временно не годен.
Внимание: информация должна соответствовать содержанию военного билета. Если в документе нет конкретных указаний, то следует поставить шифр «А». Он присваивается всем автоматически.
Пункт 7 разделен на две строки:
«а» необходимо заполнить, когда военнослужащий запаса имеет мобилизационное предписание;
в «б» вносятся сведения о бронировании за организацией на период военного положения.
Важно знать: на тружеников, подлежащих призыву, в каточке заполняется только пункт 2 второго раздела (кодировка описана выше).
Дополнительные рекомендации
Важно строго соблюдать законность записей в форме. А это означает следующее:
Сведения о приеме и увольнении должны вписываться:
строго формулировками соответствующих приказов;
иметь реквизиты распорядительного документа;
рядом ставится подпись работника, свидетельствующая об ознакомлении с текстом.
В графе «Аттестация» самой важной строкой является «Решение комиссии»:
текст ее берется из протокола заседания комиссии и выглядит так:
соответствует должности;
не соответствует (рекомендации);
рядом вписываются реквизиты документа-основания.
Информация о повышении квалификации фиксируется согласно полученному по ее результатам документу (с реквизитами).
В раздел о наградах заносятся все сведения:
о поощрениях;
о благодарностях;
о присвоении почетных званий и другое.
В разделе о социальных льготах указывается наименование документа, свидетельствующего о наличии у труженика преференций любого уровня.
Графа «Дополнительные данные» чаще всего не используется. В нее вносят рабочие пометки, необходимые для внутреннего учета (если таковой ведется).
Раздел об отпусках
В данной части формы необходимо фиксировать все дни отдыха, предоставленные работнику в соответствии с приказами. Указываются:
даты начала и окончания;
вид отпуска;
периоды, за которые он предоставлен;
реквизиты соответствующего приказа;
корректировочные сведения (если человека отозвали из отпуска или он завершен ранее намеченной даты по иной причине).
В данной части фиксируются следующие отпуска (или их части):
основной;
дополнительный;
за своей счет;
по уходу за ребенком.
Внимание: если строчки в карточке закончились (это случается, когда человек работает на предприятии уже длительное время), то необходимо завести дополнение к форме. Оно обязано содержать первичную страницу о персональных данных, которые копируются из оригинала.
Хранение карточек
Все заполненные формы являются официальными документами. Их следует расположить в алфавитном порядке и сохранять отдельно от личных дел тружеников (в другом сейфе).
Для справки: после увольнения человека его форма передается в архив предприятия по акту.