Правила ведения и заполнения трудовой книжки в 2018 году

Кадровый учет любой фирмы или индивидуального предпринимателя не обходится без оформления на работников трудовых книжек. При этом существуют правила заполнения трудовой книжки.

Кроме того, отделу управления персоналом юридического лица необходима инструкция по ведению трудовых книжек, которую нужно знать, чтобы не допускать ошибок.

Для чего нужна

У каждого человека, который трудоустроился официально на своем основном рабочем месте более 5 дней должна быть внесена запись в трудовую книжку. У сотрудников организации или ИП, принятых впервые, ведение трудовых книжек стартует не позднее 7 суток с момента их трудоустройства.

Ведение трудовых книжек и записи в них фиксируют:

• первоначальную дату рабочей деятельности;
• юрлицо или ИП, являющиеся работодателями;
• все переводы сотрудника на иные места в фирме или в структурные подразделения, повышения, награды, поощрения и т.п.;
• причины увольнения.

Таким образом, можно посчитать имеющийся стаж у гражданина, увидеть положительные и (или) отрицательные качества относительно его труда.

Важно! Книга с отметками о местах трудоустройства — это первый и самый основополагающий документ для исчисления будущей пенсии гражданина, исчисления его общего стажа работы.

Скачать для просмотра и печати:

Постановление Госкомитета СССР по труду и соцвопросам от 20 июля 1984 г. N 213 «Об утверждении типовых правил внутреннего трудового распорядка»

Что говорит закон

Правила ведения трудовых книжек имеют нормативное подкрепление. Так, законодательные акты, которые регулируют данный вопрос следующие:

1. Кодекс о труде РФ. Он предписывает обязанность работодателя знать правила ведения и хранения трудовых книжек.
2. Кодекс об административных правонарушениях, устанавливающий меры и пределы ответственности за различные нарушение нормативов и законов в области делопроизводства отделов управления персоналом.
3. Постановление о трудовых книжках:
   • утверждает бланк трудовой книжки и вкладыша к ней;
   • содержит правила заполнения данного документа.
4. Инструкция по заполнению трудовой книжки. Она устанавливает:
   • четкий порядок заполнения трудовой книжки;
   • информацию и данные необходимые для внесения;
   • правильное и грамотное исправление выявленных ошибок.

Скачать для просмотра и печати:

Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 18.06.2017)

Кодекс РФ об административных правонарушениях от 30.12.2001 N 195-ФЗ (ред. от 07.06.2017) (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.07.2017)

Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках»

Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (ред. от 31.10.2016) «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»

Существующие бланки

В России трудовые книжки претерпели множество изменений. В 2018 году существует несколько действующих образцов:

• конца тридцатых годов 20-го века;
• 73-го года предыдущего столетия;
• 2003 года;
• 2004 года — последний образец.

Внимание! На работодателях лежит строгая обязанность брать в штат граждан с любым видом трудовой книжки, а кадровые работники должны заполнять их. При этом поменять более ранние образцы на новые нельзя.

Исключение составляют лишь факты пропажи. В этом случае гражданам выдается дублированный вариант.

Если принятие работника первый раз происходит уже после 2004 года, то он должен представить трудовую книжку нового образца.

Актуальность на 2018 год

Многих граждан в 2018 году волнует вопрос об актуальности ведения трудовых книжек на предприятиях малого и среднего предпринимательства. Данные документы обязательно должны существовать в организации такой формы деятельности.

Некоторые изменения коснулись лишь микропредприятий. Такие компании могут рассчитывать на упрощение кадровой политики, путем сокращения количества документации.

Внимание! Это никак не затрагивает документацию работников — порядок ведения трудовых книжек остается одинаковым и единым для всех работодателей.

Неизменным остается и законное право работника получить свою трудовую книжку по своему письменному заявлению. Возможно предоставление выдержки в развернутом виде. А при расторжении контракта между трудящимся и предприятием, книжка обязательно должна быть передана его хозяину.

Установлен и срок для данного действия — 3 дня.

Грамотное ведение и хранение ТК

Перед тем как начать набор сотрудников, работодатель должен обязательно организовать на своем предприятии условия для хранения всех кадровых документов.

Инструкция по ведению трудовых книжек содержит положения о том, что они должны быть сданы на хранение туда, где нет доступа для посторонних неуполномоченных лиц организации. Этим помещением чаще всего является отдел кадров.

Однако работодатель может предусмотреть и иное место хранения. При этом должен быть назначен ответственный сотрудник.

Совет! Если в небольшой компании нет отдельно созданного кадрового управления, то руководитель может назначить ответственное лицо из числа своих работников. Чаще всего, трудовыми книжками ведает в маленьких организациях главный бухгалтер.

Назначение ответственного лица оформляется в обязательном порядке приказом, с которым работник знакомится и делает соответствующую отметку собственноручно. Данная бумага может быть затребована при проверке организации уполномоченными органами.

В противном случае отсутствие приказа грозит неприятными штрафами.

Срок хранения ТК — не менее 50 лет.

Правила заполнения ТК

Трудовые книжки заполняются на основании следующих документов:

• приказ, которым оформляется прием на работу нового сотрудника;
• паспорт работника. Возможно предоставление и иного документа, идентифицирующего личность человека;
• документы о получении и профессии и соответствующего образования (дипломы, аттестаты, сертификаты и т.п.).

Существуют и определенные требования, установленные правилами заполнения трудовой книжки:

• все ведение осуществляется на русском языке;
• при прописывании дат используются только арабские цифры (1,2,3 и т.д.);
• чернила могут быть черного цвета, стандартного синего и фиолетового оттенка. Ручка может быть гелевой, перьевой или перьевой. А также устойчивой к свету и влаге;
• записи вписываются максимально аккуратно;
• исправления не допускаются (путем зачеркивания, стирания, замазывания и т.п.);
• нельзя сокращать слова;
• со всеми новыми данными в документации сотрудник должен ознакомиться под роспись в личной карточке установленной форме.

Важно! Если необходимо исправить ту или иную запись в трудовой, то нужно осуществить запись под следующим порядковым номером с отметкой о том, что предыдущая запись является недействительной и вносятся правильные сведения.

Информация о военной службе может быть указана в трудовой книжке. А вот премиальные не подлежат внесению.

Оформление граф

Графы оформляются так:

• следует начинать заполнение с третьей графы. Она содержит данные о компании-работодателе. Информацию можно внести собственноручно. Допускается проставление специальной печать или штампа с данными предприятия. Кадровый сотрудник указывает должность работника и подразделение, в котором он будет осуществлять свою трудовую деятельность;
• трудоустройство в официальный, документально оформленный филиал, то указание головной компании является обязательным условием;
• очередной номер указывается в графе под номером один. Нумерация должна быть сквозной;
• Начало работ должно соответствовать дате приказной документации и записываться в столбец под номером два;
• четвертая графа существует для проставления в ней сведений о приказе о приеме.

Кроме того, в книжке о трудовой деятельности человека делается отметка об имеющемся вкладыше. Он нужен, если в кадровом документе уже нет свободного места для осуществления последующих записей.

Отдельные вопросы рабочих моментов

Обычно, труд по совместительству не фиксируется в бумагах работника. Но по желанию трудящегося данная информация может быть и зафиксирована. Данная запись осуществляется сотрудник-кадровиком по основному месту работы.

Важно! Для этого необходимо предоставить работодателю официальную бумагу, удостоверяющую факт работы еще на другом предприятии.

При завершении отношений с одним работодателем, соответствующая отметка делается в трудовой в полном соответствии с законом. Формулировки должны четко ему соответствовать. Кроме того, выпускается приказ, где указывается дата увольнения и причина расторжения трудового договора. Данные приказа (номер, день, месяц, год) прописываются в обязательном порядке.

Посмотрите видео о трудовой книжке