Исправления в трудовой книжке: делаем правильно

Трудовая книжка – серьезная деловая бумага, в которую вносятся записи, касающиеся трудоустройства граждан. Все начинается с первого принятия на работу и завершается последним увольнением, после которого человек выходит на пенсию. Между этими отрезками жизни бывает множество переходов с должности на должность, смен компаний. Не всегда отметки об этом делаются корректно. Если возникают погрешности, требуются исправления в трудовой книжке.

Зачем исправлять?

Главная цель трудовой книжки – фиксация всех временных отрезков, в которые человек официально работал. Это означает, что он получал

заработную плату, от которой предприятие платило взносы в пенсионный фонд. Данный факт – основание для назначения пенсии. Записи должны оформляться правильно, иначе целый период могут вычеркнуть из стажа. Это влечет за собой уменьшение размера пенсии. Если была допущена неточность, разрешается ее исправить.

Возможные ошибки

Внесением в трудовую книжку отметок в организации занимается работник, на которого возложена такая обязанность. Как правило, это делают кадровики. В небольшой фирме это может выполнять бухгалтер или сам руководитель. Документ состоит из следующих разделов:

• титульной страницы;
• сведений относительно работы;
• информации, касающейся награждений.

В каждом делаются необходимые записи. На титульной странице правильно указываются фамилия владельца, а также его имя, отчество. Если здесь хотя бы одна буква написана неверно, и никто этого вовремя не заметил, у владельца будут проблемы. Придется обосновывать, что документ принадлежит ему.Поэтому с первого дня получения книжки необходимо внимательно смотреть, как она оформлена.

Распространенными ошибками при осуществлении записей являются неправильное указание:

• нумерации, начинающейся с цифры один;
• номеров,дат, касающихся приказов;
• названия должностей;
• наименования предприятия.

Иногда случается, что запись вообще делается ошибочно. Например, уволился один человек, а занесли это в книжку другого работника. Ничего страшного в этом нет. Все подлежит исправлению.

Как вносить правки?

Внесение любых корректировок, как и осуществление основных записей, следует делать:

• с помощью обычных ручек (не гелевых);
• синим, фиолетовым, черным цветом;
• арабскими цифрами;
• без сокращений (в частности, не применяются инициалы).

Любые чернила, которые не устойчивы к воде и свету, запрещаются. Ни в коем случае не используется корректор. Исправления осуществляются работником, делающим основные записи. Существует два варианта выполнения исправлений: аккуратное зачеркивание и делание надписи о недействительности определенной отметки. В каждом конкретном случае есть свои нюансы.

Исправление ошибок в трудовой книжке

Заполнение трудовых книжек производится согласно имеющейся инструкции. От нее и отталкиваются, чтобы понять, насколько неверна запись. Рассмотрим основные примеры ошибок 2018 и их правильную редакцию:

1. При первичном заполнении книжки какая-то информация записана ошибочно. Или просто сотрудник сделал где-то описку. Если это обнаружено сразу, документ уничтожается с помощью составления акта. Работнику выдается новый. Это же правило распространяется на ведение вкладышей. Он выдается, если в каком-то разделе не хватает места для записей. Бланк имеет свою серию, номер, которые указываются в трудовой. Прежде чем их вносить, необходимо убедиться, что данные занесены верно.
2. На титульной странице требуется изменить фамилию. Чаще всего причиной этого является бракосочетание. Но бывают другие варианты. Также возможны искажения даты рождения, отчества, имени. Неправильный вариант зачеркивается. При этом черта делается одна, тонкая. Рядом пишется верная информация. Она подтверждается надписью на обложке слева, где указывается серия и номер документа, на основании которого внесены правки (паспорт, свидетельство о заключении брака). Для примера приводим образец: 
   
3. Человек получил дополнительное образование или ранее его не имел. Данные об этом отражаются на титульном листе. Если на момент первого приема на работу их не было, они дописываются в свободных строках. В случае приобретения второй профессии информация дополняется. Слева на обложке делается отметка о дипломе, подтверждающем факт получения образования. Эти случаи не относятся к ошибочным, но возможно неправильное написание профессии, замеченное гораздо позже получения книжки. Тогда исправление делается путем зачеркивания и занесения правильных данных.
4. Неправильно указана какая-то информация в разделе, касающемся работы. Для корректировки делается запись, которой присваивается следующий порядковый номер. Дата – день выполнения исправления. Графа три заполняется так: «Запись номер _ _ недействительна». После этого вносится правильная отметка с обязательным указанием приказа. Искажения в разделе, касающемся награждений, исправляются аналогично.

Более сложные ситуации

В период деятельности человека трудовая книжка находится не у него. Он не видит, насколько правильно там все написано. Ошибки обнаруживаются и исправляются ответственным работником. При увольнении книжка работнику выдается на руки и здесь нужно хорошо посмотреть, везде ли стоят даты, печати, правильно ли сделана нумерация. И вообще проверить документ на наличие ошибок.

Если что-то обнаружено, необходимо обратиться на бывшую работу. При этом выполняются такие шаги:

• написание заявления руководителю (просьба сделать корректировку);
• подача подтверждающих документов, являющихся основанием для коррекции.

Что же делать, если после увольнения прошло много времени, человек устроился на другую работу, и только там обнаружили неточность? Можно ли ее откорректировать и как?Здесь допустимы два варианта. Первый – это обратиться с просьбой о выдаче трудовой к нынешнему работодателю, а затем пойти к предыдущему.

Но ее могут не выдать, так как это документ строгой отчетности. Хотя при соответствующем официальном заявлении это возможно. Также допускается исправление на нынешнем месте работы. Для этого потребуются подтверждающие документы. Если это приказ, нужна будет выписка, заверенная печатью.

Бывает, что организации прекращают свою деятельность. Если ошибку допустила уже несуществующая фирма, за документом необходимо обратиться в местный архив. То есть не существует безвыходных ситуаций. В некоторых случаях потребуется больше времени, но его не стоит жалеть, ведь в интересах владельца книжки получить правильную запись.

Особая ситуация, когда человека незаконно уволили и после обращения в суд он выиграл процесс. Получается, что отметка об увольнении у него будет неправомочной. Для ее разрешения указывается, что эта запись недействительна. Потом пишется, что человек восстановлен с указанием соответствующего приказа. Собственно, здесь сделать исправления не сложно, но сама ситуация связана с множеством переживаний.

Исправления в журнале учета трудовых книжек

Такой журнал предназначен для регистрации движения книжек. Когда человек поступает на работу, он отдает книжку. После издания приказа о зачислении на должность ответственный не только отмечает это в трудовой, но и делает пометку в журнале. Книжка хранится до тех пор, пока сотрудник не рассчитается. В журнале записи идут последовательно, каждой присваивается свой номер.

Также указываются даты, когда книжка была принята и выдана (при увольнении). Вносится и другая информация: ФИО, должность, реквизиты приказа. То есть возможность совершить ошибку есть. Но этот документ не так важен, как трудовая книжка. Фактически он относится к внутреннему обороту фирмы. Тем не менее, ошибки здесь не приветствуются. Однако нет закона, который бы регулировал их исправление.

Поэтому на практике используются два варианта. Первый очень простой: ошибочное слово или дата аккуратно зачеркиваются, и пишется «исправлено». Далее рядом на пустом видном месте делается правильная надпись. К ней добавляется дата коррекции и подпись ответственного.

Иногда это сложно сделать так, чтобы отметка была разборчивой. Тогда применяется второй вариант. Он подобен корректировкам в трудовой книжке. То есть сначала выполняется запись о недействительности отметки под определенным номером. Следом пишутся правильные данные.