Контроль кассы и кассовых операций у ИП

Касса — это понятие, включающее в себя не только ККМ, но и любые наличные расчеты у ИП или организаций. У предпринимателя на предприятии может быть одна касса или несколько, но в конце дня все они сдают выручку в одну главную кассу. Если предприниматель только начал осуществлять свою деятельность у него неизбежно возникает масса вопросов о том, как правильно организовать работу кассы, как формируется система контроля кассовых операций. Неправильное оформление и ведение кассы влечет за собой ответственность за нарушение кассовой дисциплины, которая предполагает весомые штрафы.

С другой стороны, весь процесс учета и контроль кассовых операций не занимает много времени и сил, он достаточно прост и прозрачен и его в состоянии освоить любой. Последние годы в законодательстве наблюдаются весомые послабления для ИП и малых предприятий. Так, если раньше ИП обязаны были наравне со всеми остальными хозяйствующими субъектами оформлять все кассовые документы, то теперь в этом нет необходимости.

И всё-таки кассу нужно вести и соблюдать нормы, установленные законодательно. А кроме того необходимо периодически контролировать правильность ведения кассы и оформления всех необходимых документов, проводить ревизию.

Такой контроль можно условно поделить на внутренний, его осуществляет сам предприниматель и внешний со стороны государства.

Внутренний контроль

За правильность ведения кассы и достоверность отраженных операций перед государством отвечает сам индивидуальный предприниматель лично. Он имеет право самостоятельно осуществлять все кассовые операции либо возложить эту обязанность на одного из своих работников.

Во втором случае нужно соблюсти следующий ряд условий:

• С кассиром обязательно должны быть заключены два договора. Один трудовой, второй о полной материальной ответственности. Отвечать за кассу должен один человек, коллективная материальная ответственность тут недопустима. У предпринимателя или на предприятии может быть несколько касс, тогда за каждую из них отвечает отдельный кассир, а по итогам дня они сдают выручку в главную кассу, за которую отвечает также один человек, например, главный кассир.
  
• Все сотрудники, допущенные работать с кассой, обязательно знакомятся с кассовой дисциплиной и правилами осуществления кассовых операций под роспись при приеме на работу. Им предоставляются механизмы работы и должностные инструкции с подробным перечнем их обязанностей.
• Регулярно на предприятии должны проводиться ревизии кассы. Они могут быть как плановыми, так и внезапными. Перед началом ревизии кассира следует ознакомить с приказом о её проведении. В таком приказе кроме даты и места проведения ревизии указывается список комиссии, осуществляющей снятие кассы. Рекомендуется проводить ревизию не реже раза в месяц.
• Предприниматель обязан обеспечить все условия для сохранности денег. Кассу принято располагать в отдельном помещении, за железной дверью, с металлическими решетками на окнах. В комнате должен находиться сейф или несгораемый шкаф, запирающийся на ключ, для возможности хранить там деньги и кассовые документы.
• Несмотря на отмену необходимости обязательного формирования первичных документов ИП, при наличии кассира рекомендуется все же вести кассу наравне с предприятиями.

Если ИП занимается ведением кассы самостоятельно, всё становится гораздо проще. Оформлять ордера необязательно. Нужно лишь издать приказ о том, что приходные и расходные ордера не выписываются. Документально оформлены должны быть лишь операции выплаты зарплаты. Их нужно оформить посредством платежных ведомостей.

Внешний контроль

До 2012 года контроль за соблюдением кассовой дисциплины был возложен на коммерческие банки, в которых у предпринимателя или предприятия открыт расчетный счет. Банки обязаны были контролировать лимит остатка кассы, требовать отчеты по ведению кассовой книги и выписку первичных документов, знакомиться с актами ревизии. В настоящее время эту функцию взяли на себя налоговики. Контроль стал жестче, ведь налоговые инспекторы в отличие от коммерческих банков являются действительно независимыми. Банки не особо тщательно выполняли свои обязанности, им было невыгодно сообщать о нарушениях, ведь тогда они рисковали потерять клиента.

Теперь налоговый инспектор, при подозрении в недостоверности поданной отчетности, может назначить выездную камеральную проверку кассовой дисциплины на предприятии, в ходе которой будут осуществляться следующие процедуры:

• Снятие остатков наличных денежных средств в кассе, то есть, по сути, будет проведена ревизия кассы.
• Распечатка фискальных отчетов ККМ и сверка их с данными о сдаче наличных в кассу.
• Контроль за правильностью и полнотой формирования кассовых первичных документов, регистров и отчетов.
• В ходе контроля инспектор имеет право использовать аудио и видеотехнику для фиксации результатов проверки.

По результатам камеральной проверки налоговики могут выписать ИП штраф за нарушение кассовой дисциплины, который равен от 4000 до 5000 рублей. В этом смысле предпринимателям повезло гораздо больше юридических лиц, ведь штраф на них больше в десять раз.

Ограничения по кассовой дисциплине

Действующее законодательство предусматривает следующие ограничения в порядке работы с кассой:

• Принимать наличные денежные средства от хозяйствующих субъектов (юридических лиц и ИП) можно только в пределах ста тысяч рублей по одному договору. При этом запрещено заключать несколько договоров на одну хозяйственную операцию с целью уменьшения суммы. Если сумма договора больше ста тысяч рублей, оставшиеся денежные средства должны быть перечислены безналичным путем. При приеме денег от физических лиц такого ограничения нет. Также без ограничения можно выдавать деньги работникам в виде заработной платы, в подотчет, на различные нужды.
• Наличными деньгами из кассы ИП запрещено погашать займы, оплачивать аренду недвижимости.

ИП, в отличие от учредителя юр.лица, имеет право без каких бы то ни было ограничений получать из кассы наличные деньги на собственные траты.

Несмотря на то, что для ИП контроль кассовых операций гораздо мягче, чем у организаций, соблюдать законодательство в этой области им также необходимо. На основании данных кассовых операций заполняются отчеты, которые предприниматель обязан подавать в налоговую инспекцию. На основании этих отчетов формируются налоги для уплаты в бюджеты различных уровней. При неправильном ведении кассы, неполном отражении документов, отчеты могут быть искажены, и предприниматель может быть привлечен к ответственности за предоставление недостоверных данных.

Поэтому крайне важно тщательно соблюдать требования законодательства в области кассовой дисциплины и внимательно следить за законами и законодательными актами, принятыми по этому поводу.