Расчётная ведомость по зарплате Т-51: назначение, заполнение, сроки хранения документа

Расчетная ведомость (РВ) считается самым удобным документом для начисления зарплаты. Форма ее отработана многолетней практикой, закреплена законодательно и подходит как организациям, так и индивидуальным предпринимателям.

Чаще всего бланк ведомости используют предприятия, имеющие в штате несколько работников. Но ее успешно применяют и работодатели с одним сотрудником, упрощая сложный образец. По сути, это первичный документ, имеющий и соответствующий срок хранения.

Назначение РВ

Расчетная ведомость обозначена в нормативных актах под грифом Т-51. Эта унифицированная форма была утверждена еще в 2004 году Постановлением Госкомстата. Образец бланка взят с приложения к данному циркуляру. Основное предназначение ее это фиксация сумм, предназначенных к выплатам работникам предприятия. Здесь не ставятся подписи сотрудников в получении средств.

Обратите внимание: Формируется она как при оплате труда в виде наличных средств, так и переводе заработной платы на банковскую карту.

Существует еще и платежная ведомость, бланк которой имеет гриф Т-53, в котором отражаются уже начисленные средства, и работник расписывается в подтверждение получения денег. Ее используют только при оплате наличными.

Как выглядит РВ

Бланк Т-51 состоит из двух частей расположенных по обе стороны листа. Титульный лист содержит юридическое наименование работодателя (полное или сокращенное), соответствующее учредительным документам, ОКПО, название структурного подразделения (если оплата труда исчисляется по его работникам).

Кроме того, расчетная ведомость на заглавном листе содержит поля с описанием номера документа, даты его формирования, срока, за который проводится расчет. Некоторые реквизиты бланка разрешается менять, если того требует вид деятельности предприятия или способ обработки данных.

Другая сторона содержит унифицированную табличную форму, состоящую из 18-и столбцов и стольких строк, сколько работников в штате. Если на предприятии числится много сотрудников, листов с таблицами может быть несколько, все пронумерованы и общее количество вынесено в отдельное поле.

Бланк расчетной ведомости по заработной плате Т-51

Заполнение табличной части

Правила заполнения несложны. В строки бланка вносятся данные расчета по сотрудникам, одна строка – один работник. Суммы отражаются в рублях и копейках и округлений не допускается.

В строке надо заполнить следующие графы:

— номер по порядку;

— номер работника по табелю;

— Ф.И.О. сотрудника;

— занимаемая должность;

— величина оклада, тарифная ставка;

— сколько времени отработано (в часах);

— сколько часов отработано в праздники и выходные;

— начисления;

— изъятия и зачеты за прошлые переплаты (налоги в том числе);

— задолженность компании перед сотрудником;

— задолженность работника перед компанией;

— суммарный итог.

Результаты расчетов заработной платы каждому сотруднику отражаются в поле «к выплате» (№18). По сути, вычисление итога – это решение примера с одним неизвестным – суммой зарплаты.

Обратите внимание: Как только данная унифицированная таблица готова и подписана, вся информация из Т-51 должна быть перенесена в платежную ведомость с грифом Т-53.

Незаполненных полей быть не должно, если показатели отсутствуют, то ставится прочерк.

Образец заполнения расчетной ведомости Т-51 по зарплате

Срок оперативного хранения ведомости ограничен. Как только заканчивается период, отведенный для выдачи заработной платы (5 дней), напротив фамилии сотрудника, не получившего средства, в столбце «к выплате» ставится отметка «депонировано». Сведения о том, что конкретному сотруднику в положенный срок не произведена плата за труд, берется из платежной ведомости Т-53. При необходимости приводится ссылка на соответствующую информацию (ведомость или ордер).

По каким документам составляется?

Чтобы провести расчет по унифицированной форме Т-51 бухгалтеру требуются данные, которые содержатся в следующих документах предприятия:

• штатное расписание,
• табель, предназначенный для учета рабочего времени,
• документальные сведения о выработке продукции (если оплата сдельная),
• приказы или распоряжения о назначении поощрительных выплат (премий),
• приказы или распоряжения о назначении денежных санкций.

Для тех предприятий, которые используют компьютерную обработку данных, вся первичная информация заносится в базу данных и там находится на хранении. Автоматизированная система тоже должна функционировать на основе образца формы Т-51.

Кто составляет форму и кем она заверяется?

Расчетная ведомость создается бухгалтером, в обязанность которого входит, кроме того, последующая передача формы на хранение. В крупных компаниях для исчисления заработной платы выделяют отдельного сотрудника. Это связано с особой важностью мероприятий. Именно он ставит подпись под расчетом на последней странице унифицированной ведомости, причем следует привести и расшифровку с указанием должности и полных Ф.И.О. Виза руководителя здесь в отличие от Т-53 не ставится, поскольку по данному документу деньги не выдаются.

Расчетная ведомость составляется в единственном экземпляре по той причине, что он предназначен для внутреннего пользования.

Обратите внимание: По этой же причине в архиве предприятия срок хранения заполненного бланка составляет 5 лет, а не 75, как предусмотрено для кадровых сведений (Т-53).