10 шагов для защиты Вашего бизнеса

Всем опытным руководителям хорошо знакомо такое малоприятное явление, как проверка контролирующих органов и ее, не всегда положительные результаты. Однако, многие руководители до сих пор делают во время проверок одни и те же характерные ошибки, за которые в последствии горько раскаиваются.

В данной статье речь пойдет о том, что нужно делать в случае визита с проверкой контролирующих органов. Несколько полезных рекомендаций.

Для того, чтобы подготовить предприятие к потенциальным проверкам, руководителю и его команде необходимо провести ряд действий, которые помогут амортизировать вероятный ущерб.

1. Разработать подробные руководства на случай проверки.

Нужно написать руководство для работников предприятия о том, как вести себя во время проверки.
Для разных должностей необходимо внедрить разные степени доступа к сведениям компании. В таком случае во время проверки или допроса работник не сможет причинить вред предприятию своими показаниями.

Например: у вас работают работники на стажировке, еще до конца не оформленные по ТК, а на проверку пришла Трудовая инспекция. Хорошо если Вы изначально обговорите, что им говорить, допустим – Я сегодня первый день : )

2. Разъяснить работникам права и полномочия проверяющих.

Неплохо бы проверять полномочия проверяющих и причины по которой они «возбудились». Заранее необходимо составить перечень ценных бумаг предприятия, которые могут затребовать контролеры, а также список работников, которые отвечают за особо ценные документы.

3. Проинструктировать каждого работника.

Нужно дать четкие рекомендации для каждого сотрудника относительно того, какая информация является коммерческой тайной на предприятии, а также озвучить типовые ответы на вопросы контролеров. Не плохо иметь на такие случаи штатные седативные медикаменты, т.к. стресс от проверки может напрочь сбить сотрудника, и он сболтнет лишнее… А так доброжелательность и четкие ответы по инструкциям.

В общем действуем хладнокровно и как в том мультике – «улыбаемся и машем!»

4.Наладить грамотное сохранение информации.

Используйте полное шифрование PGP жестких дисков, к примеру программы VeraCrypt, и длинные пароли. Тогда даже самые внезапные «маски шоу», с изъятием системных блоков, не смогут Вам навредить без Вашего ведома. Еще важные сведения и файлы необходимо сберегать на удаленных серверах. Особо ценные документы можно хранить у адвоката.

Подробно читайте в статье «как защитить информацию бизнеса от посторонних»

5.Сделать профессиональный аудит.

Опытные аудиторы обследуют ваш документооборот и порекомендуют, какие ошибки необходимо поправить. Это платная, но неплохая мера, которая поможет снизить риск визитов проверяющих органов.

6.Расписать инструкции для юрисконсульта предприятия.

Нужно дать каждому сотруднику его контакты, включая номер сотового телефона. Юрист обязан быть готовым среагировать на внезапный визит в любое время.

7. Установить видеокамеры.

Записи непременно сберегайте в архиве, совсем идеально, если записи автоматически отправляются на удаленный сервер. В наше время это сделать легко и девшего, просто используя IP видеокамеры и готовые файловые сервисы. Зато ход любой проверки будет виден и поможет в дальнейшем при обжаловании.

8. Устанавливайте только лицензионные компьютерные программы.

Если в компьютерах ваших сотрудников установлено не лицензионное программное обеспечение, его необходимо легализовать, сменить или попросту удалить.

Еще 10 лет назад, по поводу этого пункта мы бы всей страной вдоволь посмеялись, но наши законодатели решили бороться за авторские права. И пошла череда нелепых и показательных  уголовных дел, где привлекались то студенты, устанавливающие паленый виндовс, то учитель средней школы, в ходе проверки которого в классах ПК находили офисы без лицензии. В принципе просто так придти на предприятие и проверить лицензионный у Вас софт или нет, проверяющий пока не может кстати, в той же Европе очень даже могут, но в ходе проверки по любым основаниям, могут легко зацепиться за нелицензионное ПО.

Конечно мы рекомендуем использовать только легальное ПО, но кстати можно легко заменить почти все на бесплатный софт, и не бояться проверок.

9.Вам нужен журнал регистрации проверок. 

Мало кто из предпринимателей знает, что по закону, количество проверок бизнеса в год ограниченно 50ю часами. Но проверяющий должен расписаться в журнале проверок

Скачать и распечатать журнал учета проверок предприятия

К примеру: к Вам пришел Роспотребнадзор и начал проверку, по общему правилу они могут Вас проверять не менее 2-х часов, а визитов может быть 2-4. В итоге даже если к Вам пришли по поводу отсутствия Таблички с режимом работы на дверях Вашего офиса, то журнал они заполнят и потратят время проверок примерно на половину. Интереснее с пожарниками, можно показывать им объект довольно долго, и при следующем визите сослаться на журнал проверок и отказать на законных основаниях.

10. Проверяйте новых партнеров перед заключением соглашений.

Особенно это касается соглашений на крупные суммы и работу с НДС. Абсурд ситуации для компаний нынче в том, что налоговая фактически Возлагает на предпринимателей проверяющие функции, не особо давая инструменты для таких проверок, а в случае если Ваш контрагент «накосячил», не заплатив налоги, его могут взыскать с Вас! Это особо касается всех, кто вынужден работать с НДС, очень внимательно следите за цепочками налога, особенно с новыми контр агентами. Иначе вас могут обвинить в сговоре и участии в схеме, и забрать недостающий налог «за того Дядю» именно с Вас!

Кстати многие индивидуальные предприниматели сталкивались с такой дискриминацией от крупных контор, как нежелание работать с ИП или с недавно работающими ООО. Особенно это хорошо видно у ИП в сфере услуг, перевозок. Например разрез, виде АО или ООО не будет сотрудничать с ИП по перевозке угля, по крайней мере напрямую. Это связанно как раз с этим абсурдом проверяющих органов, т.е. наняв Вас абсолютно легально, приняв работу, и перечислив Вам деньги, их предприятие автоматом попадает под «немилость» проверяющих органов, их обвинят в наглой обналичке, и найдут за что оштрафовать. Кроме того такие крупные предприятия работают с НДС и Вы как ИП им мало интересны, это лишний головняк по уплате за Вас налогов. А те кто зарегистрировал ООО, как раз для целей работы с крупным разрезом, столкнулись с другой проблемой – внутренней проверкой от службы безопасности этого предприятия. В ходе которой от Вас попросят неимоверное количество документов – балансы за прошлые года, договора на сотрудников, документы что Вы действительно имеете технику. Все это делается в угоду «абсурда налоговиков», что бы в случае проверки могли предоставить бумажку им на любой «чих»

Более подробно читайте в нашей статье — как самому проверить контрагента