Книга учета доходов и расходов для ИП и ООО в 2018 году

Все предприниматели обязаны составлять и подавать отчеты. А основанием для их составления считается книга учёта доходов и расходов.

Скачать для просмотра и печати:

Приказ Минфина России от 22.10.2012 N 135н (с изм. от 07.12.2016) «Об утверждении форм Книги учета доходов и расходов организаций и ИП»

Описание и назначение журнала

Методики упрощенной системы налогообложения (УСН) предполагают несложный учет составляющих бизнеса:

1. расходной;
2. доходной.

Упрощенной она является по факту отсутствия строгих, подлежащих контролю, способов денежного оборота. Все отдается на волю самого предпринимателя. Этот человек обязан:

1. завести журнал определенной форму — книгу УДиР;
2. оформить его положенным способом;
3. регулярно вносить в него сведения о проведенных операциях.

Определение: журналом учета расходов и доходов называется тетрадь в бумажном или электронном виде, предназначенный для фиксирования финансовых операций предпринимателя.

Данный журнал позволяется вести:

• вручную (реально заполнять ручкой);
• в электронном варианте (удобнее, если операций много).

С 2013 года отменено обязательное визирование бланка строгой отчетности налоговыми органами. Тем не менее в любой момент инспектор может проверить:

1. его наличие;
2. правильность:
   • оформления;
   • заполнения.

Внимание: за отсутствие книги УДиР по нормам действующего законодательства полагается штраф.

Кому нужна

Согласно нормативным документам книгу УДиР обязаны вести все предприятия и ИП:

• выбравшие упрощенку;
• кроме тех, кто отчитывается по единому налогу вменяемого дохода.

Бланк описываемого журнала утвержден Федеральной налоговой службой еще в 2013 году. Информация, в него вносимая, зависит от конкретного вида налогообложения, по которому работает ИП или ООО:

1. по 6% УСН;
2. по системе «Доход минус расход»;
3. другим.

Совет: необходимо ознакомиться с полным перечнем бланков, чтобы выбрать соответствующий и не ошибиться.

Порядок и тонкости заполнения

Выбранная тетрадь оформляется следующим образом:

• прошивается;
• страницы нумеруются;
• указывается период действия (отчетный);
• скрепляется подписью руководителя и печатью (при наличии).

Внимание: на каждый отчётный год заводится отдельная книга УДиР.

Инструкция по заполнению

При ведении тетради от руки следует придерживаться строгих правил. Они таковы:

1. Операции нужно отражать в строгой последовательности, основанной на подтверждающей документации:
   • накладных;
   • договорах;
   • чеках и тому подобных.
2. Для заполнения приобретается типографский реестр:
   • один на каждый год.
3. Неправильная запись зачеркивается одной ровной линией так, чтобы осталась разборчивой. Рядом вносятся нужные сведения, которые заверяются:
   • подписью ИП
   • печатью и подписью руководителя ООО;
   • датой.
4. Суммы, увеличивающие уставной капитал, не отражаются в журнале, так как не относятся к доходной части.
5. Если деятельность не ведется, то книга все равно должна быть оформлена в положенном порядке.

Электронная версия распечатывается по окончании отчетного периода:

1. страницы нумеруются;
2. бумаги собираются в книгу и прошиваются;
3. пустые (незаполненные) страницы также подлежат включению в бумажный вариант.

Внимание: заверять налоговым органом реестр не требуется. Однако его следует иметь при себе при подаче отчетности.

Для сведения: более предпочтительным является электронный вариант. В нем проще провести нужные изменения.

Что писать на титульном листе

На бланке уже распечатаны поля. Не все они подлежат заполнению. Так, в графе «Форма по ОКУД» ничего не пишется. Не обязательно вносить сведения по ОКПО.

А вот «Дата» должна быть заполнено в обязательно порядке. В это поле вносят число, месяц и год начала ведения реестра. Это проверяется!

В графе «Объект налогообложения» необходимо указать:

1. «доходы»;
2. «доходы — расходы» (если такой порядок ведется);
3. ФИО;
4. при наличии:
   • расчетный счет;
   • юридический адрес;
   • название организации и другое.

Внимание: при рассмотрении титула инспектор должен понять, какая система налогообложения применяется заполняющим лицом.

Как вносятся поступления и расходы

В этом разделе необходимо заполнять следующие позиции (обязательно):

• порядковый номер (не сбиваться и не путать);
• дата, следом номер исходящего документа;
• сумма поступления, которое включается в налогооблагаемую базу;
• то же по затратам.

Примеры операций, вносимых в журнал:

1. Если нужно зафиксировать кассовое поступление, то его берут из Z-отчета, который снимается по окончании работы с аппарата:
   • 10.06.2017 чек № 2345,
2. Если пришли деньги на расчётные счет, то указывается:
   • номер платежки с датой;
   • выписку банка (№ от такого-то числа).
3. Приходный кассовый ордер также отражается в доходной части. Он выписывается, если в день проведено несколько операций по строгой отчетности.

Внимание: не допускается включение в приходный ордер операций, проведённых в разные даты.

Как оформить возврат

Если какая-либо финансовая операция не состоялась, то она имеет отрицательную доходность. Так происходит в следующих случаях:

• товар вернули;
• договор разорван и пришлось отдать предоплату, уже включенную в реестр.

Внимание: возврат вносится в графу доход со знаком «минус». Дата должна соответствовать оформленным документам.

Что отражается в расходной части

В данную графу заносятся даты операций и суммы затрат на:

1. зарплату;
2. приобретение основных средств, к которым относится:
   • оборудование;
   • инструменты;
   • автотранспорт и иное.
3. объекты интеллектуальной собственности;
4. иное.

Важно: признак основных средств — использование их в предпринимательской деятельности не менее года.

Все сведения должны подтверждаться первичными документами, номера которых вносятся в соответствующую графу.

Для справки: данный раздел актуален для предпринимателей, ведущих отчетность по системе «доход — расход». Остальные не заполняют.

Правилами установлено, что данная графа может заполняться после реализации товара, в который вложена средства. Рассмотрим это на примере:

Допустим, предприниматель решил приобрести на продажу скутеры:

• стоимость при покупке — 30 тыс. руб.;
• планируемая цена реализации — 50 тыс. руб.

Потраченные средства вносятся в расходную часть реестра только после того, как он реализован. При этом в раздел «Содержание операции» сносятся данные из закупочного чека на то количество товара, что приобретено у предпринимателя:

№	Дата	Содержание операции	Доходы	Расходы
1	17.06.17, накладная № 1	Учтена в расходах покупная стоимость реализованных скутеров (4 шт.), приобретенных по чеку № 23 от 12.06.17		120 000
2	18.06.17 чек Z-отчета № 234	Поступление в кассу: выручка от реализованных скутеров (4 шт.), приобретенных по чеку № 23 от 12.06.17	200 000

Внимание: порядок операций указан в примере:

• сначала вносят расходы на товар;
• затем необходимо обосновать доходную часть.

Уменьшение сумм налогов (раздел 4)

Данная часть реестра предназначена только для тех, кто использует УСН «доход». В графы заносятся:

• операции по оплате обязательных отчислений;
• делается это в порядке платежей (поквартально).

Внимание: если предприниматель несет расходы по взносам за тружеников, то уменьшение налогооблагаемой массы производится не более, чем на 50%.

Пример

Допустим, ИП оплатил за 2018 год такие суммы взносов:

• в Пенсионный фонд — 20 000 руб.;
• по соцстраху — 3 000 руб.

Если платежи были произведены одномоментно, то их так и отражают в журнале:

• дата;
• номер платежного поручения;
• назначение перечисления;
• сумма к уменьшению налоговой массы.

При осуществлении переводов с другой периодичностью, следует вносить их согласно первичным документам.

Убытки

Если в прошлые периоды у предпринимателей, использующих УСН 15 или ЕСХН, произошли убытки, то их также следует внести в реестр. При это правила гласят:

• вносить следует только подтверждены данные;
• их записывают построчно, в хронологическом порядке;
• нужно расшифровать каждую сумму, указывая в строке на уменьшение налогообложения.

Важно: убытки текущего периоды также должны отражаться в журнале. Однако их заносят в другие графы. Тем самым показывается, что они будут учтены для снижения суммы налогообложения в следующем периоде.

Посмотрите видео о книге расходов и доходов в 2018 году