Методики упрощенной системы налогообложения (УСН) предполагают несложный учет составляющих бизнеса:
расходной;
доходной.
Упрощенной она является по факту отсутствия строгих, подлежащих контролю, способов денежного оборота. Все отдается на волю самого предпринимателя. Этот человек обязан:
завести журнал определенной форму — книгу УДиР;
оформить его положенным способом;
регулярно вносить в него сведения о проведенных операциях.
Определение: журналом учета расходов и доходов называется тетрадь в бумажном или электронном виде, предназначенный для фиксирования финансовых операций предпринимателя.
Данный журнал позволяется вести:
вручную (реально заполнять ручкой);
в электронном варианте (удобнее, если операций много).
С 2013 года отменено обязательное визирование бланка строгой отчетности налоговыми органами. Тем не менее в любой момент инспектор может проверить:
его наличие;
правильность:
оформления;
заполнения.
Внимание: за отсутствие книги УДиР по нормам действующего законодательства полагается штраф.
Кому нужна
Согласно нормативным документам книгу УДиР обязаны вести все предприятия и ИП:
выбравшие упрощенку;
кроме тех, кто отчитывается по единому налогу вменяемого дохода.
Бланк описываемого журнала утвержден Федеральной налоговой службой еще в 2013 году. Информация, в него вносимая, зависит от конкретного вида налогообложения, по которому работает ИП или ООО:
по 6% УСН;
по системе «Доход минус расход»;
другим.
Совет: необходимо ознакомиться с полным перечнем бланков, чтобы выбрать соответствующий и не ошибиться.
Порядок и тонкости заполнения
Выбранная тетрадь оформляется следующим образом:
прошивается;
страницы нумеруются;
указывается период действия (отчетный);
скрепляется подписью руководителя и печатью (при наличии).
Внимание: на каждый отчётный год заводится отдельная книга УДиР.
Инструкция по заполнению
При ведении тетради от руки следует придерживаться строгих правил. Они таковы:
Операции нужно отражать в строгой последовательности, основанной на подтверждающей документации:
накладных;
договорах;
чеках и тому подобных.
Для заполнения приобретается типографский реестр:
один на каждый год.
Неправильная запись зачеркивается одной ровной линией так, чтобы осталась разборчивой. Рядом вносятся нужные сведения, которые заверяются:
подписью ИП
печатью и подписью руководителя ООО;
датой.
Суммы, увеличивающие уставной капитал, не отражаются в журнале, так как не относятся к доходной части.
Если деятельность не ведется, то книга все равно должна быть оформлена в положенном порядке.
Электронная версия распечатывается по окончании отчетного периода:
страницы нумеруются;
бумаги собираются в книгу и прошиваются;
пустые (незаполненные) страницы также подлежат включению в бумажный вариант.
Внимание: заверять налоговым органом реестр не требуется. Однако его следует иметь при себе при подаче отчетности.Для сведения: более предпочтительным является электронный вариант. В нем проще провести нужные изменения.
Что писать на титульном листе
На бланке уже распечатаны поля. Не все они подлежат заполнению. Так, в графе «Форма по ОКУД» ничего не пишется. Не обязательно вносить сведения по ОКПО.
А вот «Дата» должна быть заполнено в обязательно порядке. В это поле вносят число, месяц и год начала ведения реестра. Это проверяется!
В графе «Объект налогообложения» необходимо указать:
«доходы»;
«доходы — расходы» (если такой порядок ведется);
ФИО;
при наличии:
расчетный счет;
юридический адрес;
название организации и другое.
Внимание: при рассмотрении титула инспектор должен понять, какая система налогообложения применяется заполняющим лицом.
Как вносятся поступления и расходы
В этом разделе необходимо заполнять следующие позиции (обязательно):
порядковый номер (не сбиваться и не путать);
дата, следом номер исходящего документа;
сумма поступления, которое включается в налогооблагаемую базу;
то же по затратам.
Примеры операций, вносимых в журнал:
Если нужно зафиксировать кассовое поступление, то его берут из Z-отчета, который снимается по окончании работы с аппарата:
10.06.2017 чек № 2345,
Если пришли деньги на расчётные счет, то указывается:
номер платежки с датой;
выписку банка (№ от такого-то числа).
Приходный кассовый ордер также отражается в доходной части. Он выписывается, если в день проведено несколько операций по строгой отчетности.
Внимание: не допускается включение в приходный ордер операций, проведённых в разные даты.
Как оформить возврат
Если какая-либо финансовая операция не состоялась, то она имеет отрицательную доходность. Так происходит в следующих случаях:
товар вернули;
договор разорван и пришлось отдать предоплату, уже включенную в реестр.
Внимание: возврат вносится в графу доход со знаком «минус». Дата должна соответствовать оформленным документам.
Что отражается в расходной части
В данную графу заносятся даты операций и суммы затрат на:
зарплату;
приобретение основных средств, к которым относится:
оборудование;
инструменты;
автотранспорт и иное.
объекты интеллектуальной собственности;
иное.
Важно: признак основных средств — использование их в предпринимательской деятельности не менее года.
Все сведения должны подтверждаться первичными документами, номера которых вносятся в соответствующую графу.
Для справки: данный раздел актуален для предпринимателей, ведущих отчетность по системе «доход — расход». Остальные не заполняют.
Правилами установлено, что данная графа может заполняться после реализации товара, в который вложена средства. Рассмотрим это на примере:
Допустим, предприниматель решил приобрести на продажу скутеры:
стоимость при покупке — 30 тыс. руб.;
планируемая цена реализации — 50 тыс. руб.
Потраченные средства вносятся в расходную часть реестра только после того, как он реализован. При этом в раздел «Содержание операции» сносятся данные из закупочного чека на то количество товара, что приобретено у предпринимателя:
№
Дата
Содержание операции
Доходы
Расходы
1
17.06.17, накладная № 1
Учтена в расходах покупная стоимость реализованных скутеров (4 шт.), приобретенных по чеку № 23 от 12.06.17
120 000
2
18.06.17
чек Z-отчета № 234
Поступление в кассу: выручка от реализованных скутеров (4 шт.), приобретенных по чеку № 23 от 12.06.17
200 000
Внимание: порядок операций указан в примере:
сначала вносят расходы на товар;
затем необходимо обосновать доходную часть.
Уменьшение сумм налогов (раздел 4)
Данная часть реестра предназначена только для тех, кто использует УСН «доход». В графы заносятся:
операции по оплате обязательных отчислений;
делается это в порядке платежей (поквартально).
Внимание: если предприниматель несет расходы по взносам за тружеников, то уменьшение налогооблагаемой массы производится не более, чем на 50%.
Пример
Допустим, ИП оплатил за 2018 год такие суммы взносов:
в Пенсионный фонд — 20 000 руб.;
по соцстраху — 3 000 руб.
Если платежи были произведены одномоментно, то их так и отражают в журнале:
дата;
номер платежного поручения;
назначение перечисления;
сумма к уменьшению налоговой массы.
При осуществлении переводов с другой периодичностью, следует вносить их согласно первичным документам.
Убытки
Если в прошлые периоды у предпринимателей, использующих УСН 15 или ЕСХН, произошли убытки, то их также следует внести в реестр. При это правила гласят:
вносить следует только подтверждены данные;
их записывают построчно, в хронологическом порядке;
нужно расшифровать каждую сумму, указывая в строке на уменьшение налогообложения.
Важно: убытки текущего периоды также должны отражаться в журнале. Однако их заносят в другие графы. Тем самым показывается, что они будут учтены для снижения суммы налогообложения в следующем периоде.
Посмотрите видео о книге расходов и доходов в 2018 году