Кассовый аппарат онлайн: устанавливаем, регистрируем и используем

Федеральный Закон о контрольно-кассовой технике № 54 от 22.05.2003г. недавно был изменен и дополнен. Если раньше часть субъектов хозяйствования имели возможность выдавать документ об оплате по требованию покупателя, то сегодня выдавать такие документы обязаны все.

Изменения в законодательстве коснулись как юридических лиц, так и индивидуальных предпринимателей. На сегодняшний день основные новшества заключаются в следующем:

• кассовые аппараты старого образца должны быть заменены на устройства с фискальным накопителем;
• расширен список видов деятельности, при которых должна использоваться касса;
• фискальные РРО должны применяться и в интернет-магазинах;
• субъекты хозяйствования должны обеспечить передачу данных с кассовых аппаратов в режиме онлайн в налоговую.

В ФЗ № 54 прописано, кто обязан применять ККТ, а также установлены сроки по переходу на новые правила работы. Так, с июля текущего года онлайн-кассы должны зарегистрировать:

• ИП, ООО – плательщики ЕНВД – основным видом деятельности которых являются розничная торговля, оказание услуг в сфере общественного питания, и при этом имеющие наемных работников;
• ИП, работающие на патенте, имеющие наемных работников, занимающиеся торговлей и общепитом;
• Субъекты хозяйствования, занимающиеся торговлей через автоматы (вендинг-машины) и имеющие в штате наемных работников.

Следующая волна перехода на кассовые аппараты нового образца коснется ИП и ООО, не имеющих сотрудников в своем штате. При этом вид системы налогообложения (общая, упрощенная или патентная), а также вид деятельности не имеют значения. Таким образом, с 1 января следующего года онлайн-кассы должны будут использовать абсолютно все участники рынка.

Естественно, из всех правил существуют исключения. В этом случае право не применять регистраторы расчетных операций останется за следующими видами предпринимателей:

• ИП или ООО, которые осуществляют отдельные виды деятельности. К таким можно отнести ремонт обуви, изготовление ключей и прочие;
• субъекты хозяйствования, независимо от организационной формы, реализующие печатную продукцию в киосках, мороженое, напитки, участвующие в ярмарках, а также торгующих на розничных рынках;
• ООО и ИП, находящиеся в труднодоступных местностях (при условии, что данный регион утвержден властями). В этом случае касса onlineне обязательна, но они должны выдавать покупателям документы об оплате;
• аптеки, расположенные в селах, поселках;
• носильщики, зарегистрированные как ИП;
• компании и ИП, оказывающие услуги по уходу за детьми, престарелыми, инвалидами и больными людьми;
• пункты приема вторичного сырья, кроме металлолома.

При этом ООО и ИП могут использовать только те регистраторы расчетных операций, которые занесены в государственный реестр ККТ. Еще одним обязательным условием применения онлайн кассы является ее регистрация в органах налоговой службы по месту осуществления деятельности.

Онлайн-касса в интернет-магазине

Нововведения в законодательстве коснулись и интернет-торговли. Теперь все онлайн-магазины обязаны проводить расчеты через кассовые аппараты. Исключением являются операции, когда сторонами сделки выступают два субъекта хозяйствования: ООО и ООО, ИП и ИП или ООО и ИП.

Кассовый чек должен выдаваться в любом случае. Неважно, наличный или безналичный расчет.

Для магазинов, которые принимают оплату только через электронные системы платежей, рекомендуются специальные аппараты без принтера чеков.

Если все расчеты проводит непосредственно интернет-магазин, то обязанность по выдаче кассовых чеков лежит на магазине. Если же компания заключила договора с агрегаторами расчетов, то чеки должны формировать именно они.

Онлайн кассовый аппарат для ИП: торговля, услуги

Согласно требованиям законодательства со следующего года практически все индивидуальные предприниматели обязаны будут использовать кассовые аппараты, работающие в режиме online. В первую очередь это коснется тех, кто занимается торговлей. При этом для всех субъектов хозяйствования, реализующих подакцизные товары, кассовый аппарат обязателен без каких-либо исключений.

Онлайн-кассу придется устанавливать и тем, кто оказывает услуги, в том числе выполняет грузоперевозки. До конца текущего года, если такие услуги оказываются населению, то применение РРО не обязательно для всех предпринимателей, работающих как на ЕНВД, так и на ОСН.

На вопрос, нужен ли кассовый аппарат грузоперевозчикам до января 2019 года, можно сказать, что скорее да, чем нет. Ведь заказчиками работ могут быть предприятия, работающие на общей системе налогообложения и при этом рассчитывающиеся наличными деньгами. Им обязательно нужен документ об оплате, то есть кассовый чек. Таким образом, для ИП, не применяющих регистраторы расчетных операций, объем оказываемых услуг может значительно уменьшиться. Кроме этого использование кассы в работе дает массу плюсов, среди прочего:

• обеспечивается точный учет всех операций;
• облегчается ведение клиентской базы;
• можно легко планировать поездки;
• повышается уровень контроля за сотрудниками;
• руководитель получает доступ к онлайн отчетам из любой точки мира;
• сокращение бумажных отчетов.

На сегодняшний день в законодательстве существует норма, позволяющая индивидуальным предпринимателям до 2021 года в кассовых чеках указывать только общую сумму расчетов. А также можно «привязать» РРО к номеру конкретного автомобиля. Это возможно в том случае, если у ИП нет постоянного маршрута.

Поскольку срок установки кассы перенесен на начало следующего года, то до конца текущего штраф ИП за отсутствие аппарата начислить не могут.

Принцип работы онлайн-кассы

Прежде чем выдать кассовый чек, фискальный регистратор необходимо зарегистрировать в налоговой.Это можно сделать в онлайн-режиме. Порядок действий в данном случае следующий:

• сформировать заявление на регистрацию кассового аппарата и подать его через личный кабинет плательщика налогов;
• получить регистрационный номер аппарата (он придет в ответном уведомлении);
• провести фискализацию онлайн-кассы (подробная инструкция прилагается к самому аппарату);
• получить регистрационную карточку из налоговой службы для конкретной модели РРО;
• зарегистрировать кассовый аппарат в личном кабинете оператора фискальных данных.

Теперь можно пользоваться кассовым аппаратом. Современные регистраторы оснащены огромным функционалом, благодаря чему могут выполнять следующие функции:

• формирование расчетно-кассовых документов с их последующей записью и хранением;
• передачу данных о продажах на сервер ОФД, с которым заключен договор;
• вывод на печать всех соответствующих отчетов о реализации;
• передачу электронного чека покупателю на его почтовый ящик.

На рынке представлено огромное количество моделей фискальных регистраторов. Они могут отличаться:

• скоростью печати;
• типом используемой чековой ленты;
• с автоотрезчиком чеков и без;
• возможность печати QR-кода для ЕГАИС.

При этом все аппараты оснащены фискальным накопителем, который заменил фискальную память и ЭКЗЛ.

Передача данных

Новые онлайн-кассы передают всю информацию на сервера налоговой службы. Для этого каждый субъект хозяйствования должен будет заключить договор с лицензированным оператором фискальных данных.

Процесс передачи данных выглядит следующим образом:

• кассир пробивает чек;
• информация автоматически зашифровывается и передается в таком виде на сервер ОФД;
• оператор проверяет полученные сведения, подтверждает прием документа (высылает плательщику квитанцию) и отправляет эти данные уже на сервер налоговой. В случае если оператором будут выявлены несоответствия, то плательщик получит уведомление об отказе в приеме данных.

При этом вся информация фиксируется на серверах ОФД и исправить ее уже нельзя.

Штрафные санкции за отсутствие онлайн кассы

Согласно нововведениям в законодательстве изменятся и штрафные санкции. За установленный факт работы без кассового аппарата юридические лица и индивидуальные предприниматели должны уплатить не менее 30000 и 10000 рублей соответственно. При этом верхний предел не ограничивается. Эта сумма зависит от объема выручки – чем больше выручка, тем больше штраф.

Также субъекты хозяйствования будут платить штрафы за непередачу данных на сервер налоговой, невыдачу чека, применение касс, не соответствующих установленным нормам. Размер санкций колеблется в пределах от 1500 до 10000 рублей в зависимости от формы организации.